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Hi-tech / Informatique / Technologie

Logiciel GED : ses 7 principaux avantages pour les entreprises !

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De nombreuses entreprises et organisations font recours aujourd’hui aux logiciels de Gestion Électronique de Documents (GED) afin de mieux structurer l’ensemble de leurs documents électroniques. Vous êtes entrepreneur ? Qu’attendez-vous alors pour mettre en place une solution GED ? Zoom sur ses 7 principaux avantages.

Fluidifier les recherches de contenu

En adoptant la solution ged, vous ne vous perdrez plus dans la recherche de vos documents importants. Fonctionnant comme un moteur de recherche, ces types de logiciels vous transmettent automatiquement sur requête les documents que vous recherchez. Par exemple, un collaborateur qui recherche les factures d’un client peut facilement les retrouver en un clic au moyen de son logiciel GED.

Mieux gérer votre confidentialité

Grâce au logiciel GED, vous avez la possibilité de choisir les collaborateurs qui pourront accéder à vos documents confidentiels. Si avant tout le monde pouvait lire vos documents secrets, il n’en sera plus ainsi quand vous choisirez la solution GED. Votre logiciel va filtrer les accès et ainsi favoriser une meilleure sécurité de vos documents.

Réduire les coûts d’exploitation

Avec un logiciel GED, vous n’aurez plus besoin d’armoires ni de classeurs dans votre bureau. Aussi, n’aurez-vous plus besoin de réaliser plusieurs copies d’un même fichier, car une version numérique existe déjà. Elle sera stockée dans l’armoire électronique de votre entreprise et sera accessible à tous vos collaborateurs autorisés.

Une meilleure sécurité de vos données

Avec le système classique où les documents sont exposés dans les bureaux, les risques de perte sont énormes. Avec la solution GED, vous éliminez non seulement ces risques, mais également ceux de détérioration des documents. Cela suppose que vos fichiers numériques sont désormais sauvegardés et hautement sécurisés. Vos collaborateurs pourront facilement y avoir accès. De la même façon, toutes vos données sont à l’abri des regards extérieurs à votre entreprise.

Éditez plus facilement vos documents

Revoir la couleur d’une image, corriger les termes d’un contrat, procéder à la suppression du bruit de fond d’une musique sur votre ordinateur… éditer vos documents devient plus facile lorsque vous les avez en fichier numérique et lorsque vous disposez du logiciel adéquat pour ce faire.  

Soulignons qu’il n’est pas indispensable de modifier un fichier en entier pour en obtenir une nouvelle version. Il est possible que vous sauvegardiez au besoin une version antérieure.

Une meilleure productivité

C’est un fait ! Le logiciel GED réduit sensiblement votre temps de recherche. Mais ce faisant, il participe aussi au boostage de la productivité de vos employés. Ces derniers ne passent plus des heures à rechercher des documents. Les outils de Gestion électroniques de document leur raccourcissent les processus et les délais d’attente.

Protéger son environnement

Vous devenez un leader de la protection environnementale en préférant le numérique au papier, car vous vous engagez dans un processus écologique. La mise en place d’une solution GED participe au respect de l‘environnement. Ce changement s’inscrit dans une démarche plus respectueuse du « zéro papier » et constitue un enjeu de taille pour la notoriété de votre marque. 

En définitive, la solution GED contribue à l’amélioration de la recherche documentaire, à la gestion et au suivi des fichiers durant tout leur cycle de vie et à la productivité des membres de votre équipe.

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